• Skip to primary navigation
  • Skip to main content

Cheadle Therapy

Specialist in anxiety therapy

  • Home
  • Services
    • Cheadle Hypnotherapy
    • Cheadle Psychotherapy
    • Cheadle Coaching
    • Fee
    • Privacy Notice
    • Testimonials
  • Cheadle Therapy
    • Qualified therapist
  • Blog
  • Resources
  • Contact Cheadle Therapy
  • Show Search
Hide Search

Privacy Notice

Privacy  Notice: 

I, Andrew Turnbull, am the Data Controller of Cheadle Therapy and have included the privacy notice below.

The website address is: https://cheadletherapy.co.uk.

 

The  basis  on  which  I  keep  client  data  is  that  of  “Legitimate  Interests”.  This  means  that  the  data  is  necessary  for  me  to  fulfil  the  contract  that  we  have  together  (i.e.  to  provide  therapy). The Privacy Notice also details the  data  that  you  would  reasonably  expect  me  to  hold  and  use.

The  data  I  hold  includes:

Basic  information  such  as  name,  email  address,  phone  number.

Information  that  you  give  me  as  part  of  the  work  we  do  together.

Records  of  what  interventions  that  I  use  (or  potentially  do  not  use)  in  our  sessions.

Emails,  texts  and/or  messages  that  are  sent  between  us.

Information  sent  from  any  third  party,  e.g.  GP,  insurance  company,  EAP.

Audio  recordings  of  sessions  (unless  you  specifically  object).

Some  of  the  information  that  you  give  me  may  fall  under  the  definition  of  special  category  of  data  as  defined  by  the  General  Data  Protection  Regulation.  The  condition  for  processing  this  special  data  is  “processing  is  necessary  for  medical  diagnosis,  the  provision  of  health  care  or  treatment  pursuant  to  contract  with  a  health  professional”.  However,  data  on  any  criminal  offences  (including  allegations,  proceedings  and  convictions)  is  even  more  tightly  controlled  and  so  I  need  your  specific  consent  in  order  to  hold  any  such  information.

Data  is  not  shared  with  anyone,  except  possibly  your  GP (with your consent),  and  for  any  reasons  covered  by  the  Requirements  for  Disclosure  section  below.  However,  if  you  were  to  make  a  complaint  about  me  to  my  professional  body,  I  would  be  entitled  to  share  your  notes  with  any  investigation  procedures.

The  data  is  primarily  used  to  enable  me  to  provide  therapy  for  you.  It  may  also  be  used  for scientific  research  purposes  and  statistical  purposes.

 

Details  of  where  data  is  held: 

Any  emails  sent  between  us  are  held  either  on  my  computer’s  hard  drive  or  exchange  server  or  if  archived,  in  Dropbox  which  is  secure  cloud  based  storage  which  is  itself  GDPR  compliant.

Such communication  that  may  be  held  on  my  iPhone  are  fingerprint/code  protected.

Texts/WhatsApp  messages/Messenger  messages  sent  between  us  (See  Social  Media  and  Electronic  Information  section)  are  held  on  my  iPhone  which  is  fingerprint/code  protected.

Your  notes  are  handwritten  and  are  kept  in  a  locked  filing  cabinet.  A  coding  system  enables  the  therapist  to  know  whose  notes  are  whose,  but  a  stranger  seeing  the  notes  would  not  be  able  to  identify  who  they  referred  to.

Credit  card  information  is  shredded  as  soon  as  processed.  If  you  use  PayPal  or  online  banking  then  clearly  these  systems  will  hold  your  data.  I  will  download  from  these  systems  for  accounting  purposes  and  the  resulting  spreadsheets  are  held  in  Dropbox.  When  sent  to  my  accountants,  they  will  be  password  protected.

Any  recordings  are  stored  in  a  secure  computer  database  on  a  computer  which  is  not  connected  to  the  internet  and  is  password  protected  and  accessible  only  by  me.

Your  data  is  kept  for  7  years.  The  length  of  time  is  based  on  the  requirements  of  my  insurer.  After  this  time  any  paper  records  are  shredded  and  computer  records  permanently  deleted.

Cheadle Therapy  takes  the  security  of  data  seriously  and  as  such:

All  data  is  held  securely  (see  details  of  where  data  is  held  above).

Any  data  transmitted  is  sent  encrypted  where  possible.

For  accounting  purposes  Excel  spreadsheets  are  used.

However:

I  am  not  in  control  of  data  (including  emails  and  texts)  which  you  send  me.

Apps  such  as  Facebook  routinely  access  any  information  held  and  this  is  beyond  my  control.

If  there  is  any  breach  of  data  security  Cheadle Therapy, in accordance with it’s privacy notice, will  give  full  details  to  the  Information  Commissioner’s  Office  and  any  person  affected  within  72  hours  of  the  breach  and  do  all  possible  to  minimise  any  potential  impact.

 

You  have  rights  with  regards  to  the  data  held: 

The  right  of  access.  I  will  provide  you  with  all  data  I  hold  on  you  as  soon  as  I  can  following  a  request  (and  definitely  within  30  days,  unless  this  is  impossible  due  to  holidays  or  illness).

The  right  to  rectification.  If  any  data  I  hold  is  incorrect,  just  let  me  know  and  I  will  correct  it  as  soon  as  I  can  following  a  request  (and  definitely  within  30  days,  unless  this  is  impossible  due  to  holidays  or  illness).

The  right  to  erasure.  If  you  wish  me  to  erase  your  data  just  let  me  know  and  I  will  delete  any  computer  records  and  shred  any  paper  records  as  soon  as  I  can  following  a  request  (and  definitely  within  30  days,  unless  this  is  impossible  due  to  holidays  or  illness).  NB:  data  may  be  retained  for  scientific  research,  historical  research  or  statistical  purposes  where  erasure  is  likely  to  render  impossible  or  seriously  impair  the  achievement  of  that  processing  but  this  would  never  include  case  notes  or  data  such  as  address/email/phone.

The  right  to  restrict  processing.  This  would  usually  be  a  stop-gap  measure  before  correction  of  any  errors  or  before  erasure  The  right  to  data  portability.  This  might  apply  if  you  want  your  notes  sent  to  another  therapist  for  example,  but  it  is  likely  that  the  easiest  solution  would  come  under  the  right  to  access,  i.e.  I  would  send  the  data  to  you.

The  right  to  object  to:

Processing  based  on  legitimate  interests  or  the  performance  of  a  task  in  the  public  interest/exercise  of  official  authority  (including  profiling).  Cheadle Therapy  does  not  engage  in  these  things.

Direct  marketing.

Processing  for  purposes  of  scientific/historical  research  and  statistics.  For  this,  you  must  provide  grounds  for  your  objection.

Automated  decision  making  and  profiling.  Cheadle Therapy  does  not  engage  in  automated  decision  making  or  profiling.

 

Cookies

As with many websites, the Cheadle Therapy website uses cookies. A cookie is a small amount of data that is sent to your computer or mobile phone browser from a website’s computer and is stored on your device’s hard drive.

Cookies record information about your online preferences. They help understand how visitors engage with a site to improve their online experience. I do not use cookies to collect personally identifiable information about you.

Each website you visit can send its own cookie to your browser if your browser’s preferences allow it. To protect your privacy, your browser only permits a website to access the cookies it has already sent to you, not the cookies sent to you by other websites.

How to control and delete cookies;

You may restrict or block the cookies which are set by this website, or any other website, through your browser settings. You can also ask your browser to alert you when a cookie is issued.

For more information about cookies and how to manage them is available at www.aboutcookies.org

I use Google Analytics to understand how visitors engage with my website. It collects information anonymously and reports website trends without identifying individual visitors. For more information visit Google Analytics privacy and security information.

CALL CHEADLE THERAPY TODAY

Telephone: 07714 750 526 Email: andrew@cheadletherapy.co.uk

Copyright © 2019 · Andrew Turnbull · Log in